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英語ビジネスメールの書き方基本まとめ『テンプレート見本付き』件名・書き出し・結び・敬具・署名の例文とメールで使われる略語

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投稿日:2016年11月29日 更新日:

仕事で英語のメールを初めて書くときはとても緊張しますね。

慣れるまではテンプレートをもとにして書くと仕事の効率も上がります。

今日は基本の英文ビジネスメールの書き方を勉強したいと思います。

日本人が書くメールとネイティブが書くメールの決定的な違いは

その内容の簡潔さにあると思います。

以前、日本人の人が書いたある輸出貿易会社のメールを見せていただいたのですが、

いかにも日本人が書いたであろう日本的な手紙の内容をそのまま

英語に訳した感じの内容で、まわりくどい表現(インダイレクトな)が、

一度だけでなく2度、3度と書かれていて読み終わるまでに、

ついイラッっとしてしまう感じでした。

あまりのネイティブとの違いに驚いたのですが、

そうならないためにも、基本をまずは押さえましょう。

 

忙しいビジネスシーンではシンプルに要点を絞って簡潔に書くことがベストです。

そのことを念頭に置いて、それでは早速始めましょう!

x40 ①メールの件名について

件名はとても大切です。記入の仕方によっては読んでもらえなくなることもあります。
その理由としては、

①スパムメールと間違えられてしまう。
②必要なメールではないと判断されてしまう。

からです。

件名があまりに漠然としすぎていても相手にストレスを与えますので読んですぐに、何のメールか分かるように具体的に

記入しましょう。

例えばミーティングやスケジュールの確認ならば

Project meeting on September 25th
9月25日のプロジェクトミーティングについて
Schedule Confirmation for May 20th
5月20日のスケジュール確認

メールアドレスの変更ならば

Change of my E-mail address
Eメールアドレスの変更

x40 ②起句および宛名(書き出し)

書き出すときはDearをつかいます。
Dear Mr.~,

Dear Ms. ~,

親しい間柄なら
Hi ~,
もビジネスシーンでもつかわれています。

How are you doing?
ご機嫌いかがですか?
How are you today?
ご機嫌いかがですか?
I hope this message finds you well.
いつもお世話になっております。
I hope everything goes well with you.
いつもお世話になっております。
Thanks for the email.
メールありがとうございます。
Thanks for the quick reply.
早速ご返事いただきありがとうございます。
Thank you for prompt reply.
早々のご返信をいただきありがとうございます。
Thank you for your e-mail of March 23rd.
3月23日付けのメールありがとうございます。

 

x40 ③本文例

Just a quick note to tell you that the January 15th meeting was cancelled.
1月15日の会議が中止になったことを取り急ぎお知らせいたします。

The contract has already been translated into English and was mailed three days ago.
契約書はすでに英語に訳されて、3日前に郵送されました。

Attached is our latest product catalogue.
添付しましたのは、当社の最新版の商品カタログです。


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x40 ④結び・敬具

Thanks for your help.
ご協力ありがとうございます。
Have a great weekend.
よい週末をお過ごしください。
If you have any questions please let me know.
もしなにかご質問がありましたらお知らせください。
Thanks again and have a good weekend.
もう一度お礼申し上げます。良い週末をお過ごしください。
I look forward to your reply.
お返事お待ちしております。

迷惑をかけてしまった場合の最後の文なら

お詫びの例:

We ask for your patience and your understanding in this matter.
この件につきましては、ご寛容とご理解をお願い申し上げます。

■日本の手紙と同様に英文メールにも敬具を使います。

敬具の例

Best,

Best regards,

Best wishes,

Cheers,
ありがとう/さようなら

Sincerely,

Sincerely yours,

Respectfully yours,

よろしくお願いいたします

x40 ⑤署名(Signature)について

署名はビジネスの場合は入れるようにしましょう。

シンプルなパターンと一般的なもの、名刺代わりになる具体的なものと事前に準備しておいて、

適宜使い分けます。

例1:氏名と会社名だけのシンプルな署名

Steve Rogers
OAC Japan Co.

例2:氏名、役職名、所属部署、社名からなる一般的な署名。

Steve Rogers, Manager
System Development
OAC Japan Co.

例3:名刺代わりになる詳細な署名

Steve Rogers
OAC JAPAN Co.| Manager
T +81-(0)00-1111-2233  M: 090-1984-5555
3F  Sentral Bldg., 1-10-5 nakata, Nakamura-ku, Nagoya 456-0123
www.oacjapan.com

電話番号やURL、Eメールアドレスなどを加えて
名刺代わりの署名になります。

x40 メールで使われる略語

ASAP
as soon as possible
至急 できるだけ速く
Attn.
attention
注、注目!
FYI
for your information
参考までに、ちなみに
NRN
no reply necessary
返信不要、レス不要
BTW
by the way
ところで
TNX
thanks
ありがとう

ビジネスライティングにおすすめの本はこちらで紹介しています。
英語の【おすすめの教材】と【本】

プレゼンテーションについてはこちらを参考にして下さい。

英語で【プレゼンテーション】は?プレゼン・会議の決まり文句24選まとめ

まとめ

英文メールについて勉強してきましたがいかがでしたでしょうか。

1つのメールには基本的に1つの要点について書くことをおすすめします。

英文メールもなれてこれば怖くありません。

まずは基本を覚えて使ってみてくださいね。

Have a nice day!


 



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