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英語で【電話応対】は?ビジネスで使える電話の受け方や不在例文など初心者用マニュアルまとめ

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投稿日:2016年12月18日 更新日:

外資系の会社で仕事をし始めた時に、
最初に困ったのが電話の応対でした。

かかってくる電話のほとんどが世界中の外国人からかかってくるものでした。

ドキドキして応対していたことを思い出します。

それに、つなぐ相手がいない時にどうしたらいいかわからなくて困ったり、

インド人の人の話しが聞き取れなくて苦戦したものです。

今日は電話応対に自信のないあなたのために、
これだけおぼえておけば「もう、電話も怖くない!」という初心者用のフレーズを厳選してみました。

今日は電話を受ける場合に重点をおいています。

それではさっそく始めましょう!

x40 電話の受け方『もしもし、~です。』

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電話を受ける側の最初のフレーズからです。

会社で電話を受ける時は、
この順番です。

①簡単なあいさつ。
②会社名(部署名)、自分の名前。
③ご用件を承ります。

例:

Hello, ABC Corporation.
This is Cat Steven speaking.
How may I help you?もしもし、ABC社です。
キャットスティーブンが承っています。
どのようなご用件でしょうか?
Good morning, ABC Corporation.
Mai Sakurai speaaking.
Can I help you?もしもし、ABC社です。
桜井マイです。
ご用件を承ります。
May I help you?
どのようなご用件でしょうか?

慣れないうちはこの一言さえ言えれば
なんとか次につなげることができるはずです。

x40電話のかけ方『 ~をお願いできますか。』

電話をかける側が使うフレーズです。

電話に出た人が話したい相手でなかった時に代わってもらうためのフレーズです。

Can I speak to Ken Suzuki?
鈴木ケンさんをお願いできますか。

May I speak to Mr.David Brown on extension 1115, please?
内線1115のデイビットブラウンさんをお願いできますか。

I'd like to speak to the person responsible for accounting, please.
どなたか会計の担当の方とお話したいのですが。

Is Mr. David in?
デイビットさんはいらっしゃいますか。

Is Mai available now?
マイは今電話に出られますか。


x40 電話の受け方『どちら様でしょうか。』

電話を受けている側のフレーズです。
電話をかけてきた人が、名前をいってくれればいいですがいってくれないときもありますね。

そんな場合は確認する必要があります。

そんな時の聞き方です。

Who's this, please?
どちら様ですか。

Who's calling, please?
おかけ頂いてるのはどなたですか。

Who's this calling, please?
おかけいただいてるのはどちら様ですか。

May I ask who's calling?
どちら様がおかけ頂いているのか、伺ってもよろしいでしょうか。

x40 電話のかけ方『私は~です。』

電話をかけた側が、名前を尋ねられた時の答え方です。
『This is ~』『My name is ~』『It's ~』を使います。

This is Satoshi Narusawa.
成沢聡です。

This is Satoshi Narusawa speaking.
成沢聡がお電話しています。

This is Satoshi Narusawa from XYZ Technology.
XYZ テクノロジーの成沢聡です。

My name is Satoshi Narusawa.
私の名前は成沢聡です。

It's Satoshi Narusawa.
こちらは成沢聡です。

x40 電話の受け方『もう一度おねがいいたします。』相手の名前が聞き取れないとき

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聞き取れないと恥ずかしいけれど、

あいまいなままではビジネスシーンではトラブルのもとです。

素直にもう一度お願いしましょう。
そんな時のフレーズです。

Excuse me. What did you say?
すみませんが、なんとおっしゃいましたか?

What was that again?
何をおっしゃったのか、もう一度お願い致します。

Come again?
もう一度言っていただけますか。


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x40 電話の受け方『少々お待ち下さい。』

電話を取り次ぐ時に一言,

相手に伝えるフレーズです。

One moment, please.
少々お待ちください。

Just a moment, please.
少々お待ちください。

Please hold on.
電話を切らずにお待ちください。

Hold on a moment, please.
電話を切らずに少々お待ちください。

Can you hold the line, please?
電話を切らずに少々お待ちいただけますか。

Would you hold the line a moment, please?
電話を切らずに少々お待ちくださいますか。

x40 電話の受け方『今おつなぎいたします。』

I'll connect you now.
ただ今おつなぎします。

I'll put you through now.
ただ今おつなぎします。

I'll check if he/she is available.
彼/彼女が電話に出られるか確認いたします。

x40 電話の受け方『申し訳ありませんが~』

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つなぐ相手が不在中の場合のフレーズです。
このケースよくあります(笑)

I'm afraid he/she is not in right now.
恐れ入りますが、彼/彼女は今不在です。

I'm afraid he/she is on another line.
恐れ入りますが、彼/彼女は別の電話に出ています。

『 I'm afraid 』を頭につけて、後ろをかえればOKです。
他にも

I'm afraid he/she is on vacation.
恐れ入りますが、彼/彼女は休暇中です。

I'm afraid he/she is in a meeting.
恐れ入りますが、彼/彼女は会議中です。

この2つもよく使います。
出たくない相手の時には上司から「いないって言って。」
なんて言われることもあります。
そんなとき、とっさに言えるようにしておきましょう。


x40電話の受け方『 ~なさいますか』

取り次ぐ相手が不在の時や電話に出られない時には、
相手に希望をうかがいます。

①メッセージを残したいですか。
②他の人と話しますか。
③かけなおしますか。

となります。

Would you like to leave a message?
伝言を残されますか。

Would you like me to take a message?
伝言を承りましょうか。

Would you like to speak to someone else?
誰か他の者と話されますか。

Would you like to call back later?
後でまたおかけくださいますか。

x40 電話の受け方『~を教えていただけますか。』

名前や電話番号を確認する場合に使うフレーズです。

Can I have your number, please?
お電話番号を教えていただけますか。

Can I have your name, please?
お名前を教えていただけますか。

Can I have your e-mail address, please?
Eメールアドレスを教えていただけますか。

x40 電話の受け方『~を確認させてください。』

 

伝言を相手から聞いたら、言葉が正しく伝わっているか確認する必要があります。
そんな時のフレーズです。

Let me see if I heard it right.
正しく聞き取れたかどうか確認させてください。

Let me check if I got everything right.
すべて正しく聞き取れたかどうか確認させてください。

Let me repeat that for you.
繰り返させていただきます。

x40 電話の受け方『必ず伝えておきます。』

電話の最後に相手に『伝えておきます』と言いたいときのフレーズです。
ここまで言えれば完璧ですね。

I'll give him/her the message.
彼/彼女に伝言を伝えます。

I'll make sure he/she gets your message when he/she comes back.
彼/彼女が戻ったらあなたの伝言を必ず受け取るように致します。

I'll ask him/her to get back to you as soon as possible.
できるだけ早く折り返しお電話するように頼みます。

x40 それでは、また(切る時)

切る時の最後に言うフレーズです。

Goodbye.
さようなら。

Bye.
さようなら。

Have a nice day.
よい一日を。

まとめ

『電話』の受け方について勉強してきましたが、いかがでしたでしょうか。

今回は受ける側中心でしたので、次回はかける側をピックアップしたいと思います。

最初は同じフレーズを使い、慣れてきたら自分らしさをプラスしてみてください。

今日覚えたフレーズを是非使ってみてくださいね。

Have a nice day!









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